Một số gợi ý đánh giá Hạ tầng IT trong doanh nghiệp

Posted on

Chào các anh chị và các bạn,

Hôm trước, tôi tình cờ đọc được trên Internet một câu hỏi có liên quan đến việc đánh giá Hạ tầng IT trong doanh nghiệp. Nhân tiện hôm nay rảnh, tôi cũng xin “đăng đàn” góp chút chuyện.🙂 Bài viết dưới đây được viết theo cảm quan của 1 nhà quản lý … amateur (là tôi), để anh chị tham khảo.🙂

Như các anh chị đã biết, trước khi đánh giá Hạ tầng IT trong doanh nghiệp, chúng ta cần phải có kế hoạch và thời gian để khảo sát cái gọi là “Hạ tầng IT” trong công ty của chúng ta: Khảo sát xem trong thời gian vừa qua, nó đã làm được (hoặc góp phần giúp ích) vào những việc gì … phải không ? Nhưng trước khi làm việc khảo sát này, có lẽ chúng ta cần có những nhìn nhận (hay nói cách khác – quan niệm) về cái gọi là “Hạ tầng IT” trong thời buổi hiện nay.🙂

                                      Hình ảnh minh họa

Theo các anh chị, Hạ tầng IT trong doanh nghiệp ngày nay bao gồm những gì ?

Một số người sẽ trả lời: “Có gì đâu, chẳng qua đó chỉ là các máy tính được nối mạng cục bộ để phục vụ cho các công việc Hành chính, Quản lý … thường ngày thôi”.

Nói như trên thì vẫn còn thiếu. Thậm chí, rất thiếu nữa là khác !🙂 Hạ tầng IT ngày nay, bao gồm nhiều thứ đấy, các anh chị !🙂

Các anh chị thử nghĩ xem, để các máy tính hoạt động được, và kết nối mạng được với nhau … thì chúng cần gì ? Chẳng phải là Hệ điều hành và các Phần Mềm ứng dụng (Ví dụ: Hệ điều hành: Windows/Linux để quản lý các đăng nhập, kết nối máy tính, và các ứng dụng khác chạy trên máy tính; Phần mềm ứng dụng: gói Microsoft Office/Open Office … hỗ trợ cho việc soạn thảo văn bản, gửi mail các báo cáo, v.v) đi kèm sao ? Và để chúng có thể phục vụ tốt cho công việc, thì chẳng phải là cần có người am hiểu, sử dụng một cách thành thạo ?; hoặc trong 1 Hệ thống băng chuyền sản xuất tự động được lập trình sẵn … nhưng vẫn cần phải có người giám sát các hoạt động của hệ thống ?

Vâng, tôi đưa ra một loạt các ví dụ trên, để chúng ta có dịp “nhìn lại” cơ cấu thành phần bên trong của cái gọi là “Hạ tầng IT” trong doanh nghiệp.

Hạ tầng này không đơn thuần chỉ có mỗi Phần cứng, mà nó còn gắn liền với Hệ điều hành, Phần Mềm ứng dụng, … Ngoài ra, khi đánh giá Hạ tầng IT trong doanh nghiệp, cũng cần Lưu ý đến yếu tố Con người (tức đội ngũ nhân viên, các phòng ban … trong công ty).

Nói tóm lại, Hạ tầng IT ngày nay bao gồm Phần cứng, Môi trường thiết lập (tức Hệ điều hành), các gói Phần Mềm tiện ích đi kèm, và cả người sử dụng nó.

Vậy là, chúng ta đã “tạm thông qua” và có cái nhìn rõ hơn về cơ cấu thành phần của Hạ tầng IT trong doanh nghiệp rồi nhé !🙂

Bây giờ, tôi sẽ đưa ra một số gợi ý để đánh giá Hạ tầng IT này.

Xin đưa thêm 1 câu hỏi nữa : Anh chị sẽ dùng những tiêu chí nào, hay cụ thể hơn, dựa vào những mặt/khía cạnh nào để đánh giá Hạ tầng IT trong một doanh nghiệp ?

Vâng, và dưới đây là gợi ý trả lời.🙂 Anh chị vui lòng nhìn vào hình vẽ sau :

Đây thật ra chính là các yếu tố liên quan chặt chẽ với nhau, chúng phản ánh “mức độ hài lòng” dành cho Hạ tầng IT trong 1 công ty. Và dưới đây, là các “diễn giải”🙂 Thật ra, cả 3 yếu tố trên đều có tầm quan trọng như nhau, chỉ là do tôi “đánh số thứ tự” cho dễ đọc thôi.🙂

  • Yếu tố thứ nhất : Thời gian

Với các câu hỏi như : Hạ tầng IT mà doanh nghiệp hiện có đó, thông thường vận hành nó có lâu lắm không ? (Có mất quá nhiều thời gian để học biết, nắm bắt … ?). Hơn nữa, nó có theo kịp tiến độ của công việc ? Theo thời gian sử dụng, liệu có phát sinh thêm những vấn đề nào ? Hay bộc lộ những điểm yếu gì ? v,v …

  • Yếu tố thứ hai : Tiền bạc

Dĩ nhiên, Tiền bạc luôn là mối quan tâm “đầu tiên” và đau đầu của doanh nghiệp. Vậy nên, chúng ta thường suy nghĩ : Cần có một khoảng nào và bao nhiêu “cho đáng” để đầu tư Hạ tầng IT trong doanh nghiệp mình ? Số tiền mà nó đem về có “đủ sở hụi” với số tiền mà ta bỏ ra để đầu tư ? Và lợi nhuận mà Hạ tầng IT đem về mỗi năm là bao nhiêu ? Tôi lấy ví dụ : Hạ tầng IT trong doanh nghiệp của bạn có đang góp phần vào các thương vụ đàm phán, ký kết thêm dự án mới hay giúp doanh nghiệp bạn tìm kiếm thêm các đối tác ? Có đem về cho công ty những “gói thầu” hay những khoản lợi nhuận “kết xù” ? … Muốn vậy, bạn cần phải xem lại “công sức” mà Hạ tầng IT trong doanh nghiệp bạn đóng góp thế nào trong lĩnh vực Truyền thông – Thông tin của công ty. (Ví dụ như : Có Trang Web riêng để quảng bá về hình ảnh công ty? (thay vì tốn tiền đăng quảng cáo trên TV, báo chí); Có các gói Phần mềm giải pháp hỗ trợ cho việc đưa ra quyết định một cách kịp thời ? (thay vì phải mất thời gian chờ đợi một “vị” quan trọng nào đó đi công tác về mới quyết định được –> mất cơ hội ký kết –> “hụt” số tiền đáng lý mình phải có); hoặc đơn giản, Có giải pháp phần mềm nào hỗ trợ các cuộc Họp Trực tuyến – họp qua mạng, … giúp giảm những khoản phí không cần thiết : trà nước, phương tiện đi lại ? v.v …)

  • Yếu tố thứ ba : Con người

Một nhân tố quan trọng đấy, các anh chị ! Ông cha ta thường nói “Người làm ra của”🙂 Vậy nên, chúng ta hãy xét xem các phòng ban và nhân viên trong công ty đã vận dụng các giải pháp IT mà ta đưa ra trong công việc của họ như thế nào ? Có cần bổ sung, hay đào tạo thêm cho người sử dụng ? Và bổ sung, đào tạo thêm những kỹ năng gì ? Tôi lấy ví dụ: Hầu hết các công ty ngày nay yêu cầu Nhân viên phòng Hành chính kế toán nộp Bản Báo Cáo Tháng/Quý … qua thư điện tử (e-mail), và dĩ nhiên, sử dụng mailbox của công ty (ví dụ: abc@abc.com). Ngoài ra, một số công ty còn tổ chức Họp Trực Tuyến, thay vì họp theo lối “truyền thống”. Vậy, trình độ sử dụng máy tính của người dùng trong công ty lúc này có đủ để đáp ứng những nhu cầu/đòi hỏi đó ? …

Trên đây là 3 yếu tố để chúng ta lấy chúng “làm cột mốc” cho bảng Phân tích, đánh giá thực trạng Hạ tầng IT trong doanh nghiệp. Dĩ nhiên, đó chỉ là Gợi ý Tổng Quan, còn tình hình đánh giá cụ thể ra sao, còn phụ thuộc vào Loại hình Hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Tôi lấy ví dụ : Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực IT (như gia công phần mềm, chẳng hạn) thì Hạ tầng IT của họ có đặc thù riêng, có thể “đặc biệt hơn” một chút xíu …🙂 so với các doanh nghiệp khác, không chuyên về IT.

Vì lý do trên, mà Biểu mẫu đánh giá Hạ tầng IT trong từng doanh nghiệp sẽ có … “muôn màu, muôn vẻ”.🙂 Các anh chị có ngạc nhiên không ?🙂 Không có gì “lạ lùng” đâu nha, vì bản chất của IT là sáng tạo, là “muôn hình vạn trạng” mà !🙂

Nhưng cho dù có “sáng tạo” đến đâu, thì cũng phải tuân theo một thể thức cụ thể nào đó.🙂

Đến đây, chúng ta có thể tạm chia ra 2 loại Mẫu Báo cáo/Đánh giá thực trạng Hạ tầng IT:

  • Loại thứ 1 là Bản Báo cáo của người quản trị IT trong doanh nghiệp, đề xuất lên cho Ban Lãnh đạo của công ty.
  • Loại thứ 2 có dạng là Bản đánh giá/thống kê mức độ hài lòng của các phòng ban trong công ty về Hạ tầng IT nói chung … phục vụ cho công việc hàng ngày của họ, cũng như các ý kiến, đề xuất. Tại sao lại là Bản “Khảo sát mức độ hài lòng” này ? Vì thông qua nó, chúng ta có thể biết được tình hình ứng dụng IT trong doanh nghiệp đang diễn ra ở mức độ nào ? Qua đó, có thể thấy được Hạ tầng IT trong công ty ra sao ? v,v … Và đó cũng chính là một dạng khác của Biểu mẫu đánh giá Hạ tầng IT, nhưng là bản đánh giá do các phòng ban và nhân viên của họ thực hiện, chứ không riêng gì “anh Admin” (Quản trị IT).🙂

Dù là loại gì đi chăng nữa, một khi Bản Báo Cáo/Đánh giá Hạ tầng IT được đưa ra, cần làm nổi bật 3 yếu tố: Thời gian, Tiền Bạc, và Con người … như đã phân tích bên trên. Và dĩ nhiên, không thể thiếu những “kiến nghị” cải tiến Hạ tầng IT … để đưa lên cho các “Sếp” xem xét, phê duyệt, … “hạ hồi phân giải” gì đó nữa nha !🙂

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s